OVERALL GOALS & OBJECTIVES

计划任何活动的第一步都是想清楚举办活动的原因和你希望达到的结果. 这些问题会帮助你获得必要的关注.

• 一个活动是实现你的目标的最好和最合适的方式吗?
  • 例如，最靠谱的网赌软件稿或有针对性的沟通是否同样有效?
• 你的活动应该是虚拟的、面对面的，还是以混合形式(虚拟和面对面)呈现??
• 活动的主要目标和目的是什么?
  • Specifically, 你想要的结果是什么?你想让你的客人从这次体验中得到什么?
    
• 这项活动对学校的长期价值是什么?
• How elaborate will this event be? 你希望通过这种形式传达什么信息?
• Do you have funding available?

COMMUNICATIONS & MARKETING

• 你的活动的主要信息和主题是什么?
  • If you have speakers, 谁是合适的联系人(立法者), administrator, faculty, student, etc.)?
  • If you have multiple speakers, 如何将他们的信息适当地区分并整合到您的计划中? How will the program be organized?
• 这次活动的营销方式是什么? 大学如何利用这次活动的成果?
  • 你考虑过向战略营销部寻求帮助吗 & 沟通，探索进一步的市场机会?
• 考虑如何通过以下沟通工具传达或加强你的信息:
  • Invitations; Publications (InsideODU, Monarch Magazine, Community Connections Newsletter, College/Department newsletters); Social Media (Facebook, Twitter, Instagram, etc.); Advertising (The Virginian-Pilot, Daily Press, Inside Business, flyers, banners, radio advertisements, web-based advertisements); Websites; Listservs; Local/national media outlets
• 附属材料(包括设计和副本)是否清楚地反映和识别大学?
  • 你是否遵循了适当的品牌指导方针? (包括大学品牌标准和商标许可政策?) http://nxq.ycdwkj666.com/facultystaff/communication/toolkit
• 你将有多少人发言(如果有的话)，他们以什么顺序发言?
  • 你是否遵守了适当的校园演讲规则?
  • Speaking Order:
    • Emcee
    • 有人来介绍一下总统
    • President
    • Provost
    • Vice President
    • Dean
    • Department Head
    • 以上任何一种方式都可以介绍贵宾
    • Guest of Honor

1 YEAR TO SIX MONTHS BEFORE EVENT

(年度活动1年，一次性活动6个月)

1. Define event purpose and goals
2. 清除所有相关日历上的事件
   • 所有活动都需要大学校历
   • 总统日历(如适用)
   • Program participants' calendar
3. Reserve space/venue
   • 如有需要，预留备用座位以应付恶劣天气
4. Determine target audience
5. 制定公关/营销计划，咨询大学战略传播 & Marketing if necessary
6. 创建并邮寄演讲者合同/协议
7. 在酒店预订房间(如适用)

TWELVE WEEKS BEFORE EVENT

1. 邀请函和日程草案
   • 如果使用大学出版物，开始生产过程
2. Draft script
3. Book entertainment
4. 创建宾客名单并清除错误
5. 一旦签订合同，安排演讲者的行程

FIVE WEEKS BEFORE EVENT

1. 如果在公司内部制作邀请函，请进行校对、定稿和打印
2. Send printed invitations
3. 提交工作订单和/或电子邮件大学服务
   • 泊车服务(网站上的表格)
   • Webb Media (form on their website)
   • 学术电视服务(电邮)
   • 搬家和特殊事件(工作单)
   • Housekeeping (work order)
   • Grounds (work order)
   • 摄影(网站表格)
   • Public Safety (email)
   • Strategic Communication & Marketing (email)
4. Order gifts
5. 确定活动的外观和订购(舞台植物，中心装饰品，亚麻布等).)

FOUR WEEKS BEFORE EVENT

1. Send electronic invitations
2. 发送设置备忘录(提供示例)
3. 在Catertrax提交订单或联系餐饮部定制菜单
4. 提交酒店/差旅费所需的付款文件

THREE WEEKS BEFORE EVENT

1. 如果可以的话，发送额外的邀请
2. 跟进战略沟通 & Marketing

TWO WEEKS BEFORE EVENT

1. 如在公司内部制作节目，负责校对、定稿和打印
2. 跟进没有回应的客人/从目标客户中找出个人跟进

事件前一周/事件发生的那一周

1. 校对，定稿，打印脚本
2. 确认所有合同服务和大学服务
   • 将VIP泊车表发送给停车场服务部
   • Send final numbers to Catering
3. 确定并打印宾客名单和座位表
4. Print nametags
5. Print menu cards
6. Print signage
7. If the President is in attendance, 将最终的邀请名单发送到总统办公室(如果是就座晚宴), 包括就座客人的姓名)

DAY OF EVENT

1. 提前到达，确认布置是否正确-清点椅子，排，桌子等.
2. Receive deliveries
3. Hang signs
4. Set up registration area

WEEK AFTER EVENT

1. Return any borrowed items
2. 提交所有差旅，餐饮等财务文件.

• 观众应该由哪些群体组成? 除了主要参与者之外，还有谁可能从这次活动中受益? 如果在预算限制下合适可行的话, 考虑一下把校友包括进来是否有意义, donors, community members, legislators, media, students, faculty and staff. 与对这些听众负有主要责任的适当同事进行协调.
• 宾客名单的合适人数是多少?
• 如果您期待总裁或行政办公室成员的角色, 尽可能提前咨询他们的助理是至关重要的. 准备好讨论他们的角色是什么，以及包括或不包括他们的任何影响.
• 是否有机会在校园单位或校外实体之间进行合作/合作?
• 这个活动的最佳日期和地点是什么时候? Why?
• 你是否从所有相关的日历中清除了你的活动日期? (硕士校历、办公室校历、院系校历等.)
• 如果有必要，你是否为你的活动选择了一个晴朗的天气和一个下雨的地点?
• Where will your guests park?
• 指定座位或一般入场?
• How should the room be configured? (What is the seating capacity? How will you manage this?)
• Is there a podium?
• 这个房间能容纳残疾人吗?
• 您的视听和电气需求和/或关注点是什么?
• 你准备好备忘录/图表了吗?
• 有什么地方可以做餐饮舞台?
• 你考虑过客人的饮食问题吗? 如有饮食限制，你有否通知餐饮部?
• 你是否考虑过为你的活动提供娱乐(音频和视觉)??
• 你需要用植物或花来装饰房间吗, stage backdrop, lighting, centerpieces, signs, etc.? 你和场地确认交货日期/时间了吗? Who will receive the items?
• 你考虑过给你的贵宾/演讲者送礼物吗?
• 你的演讲嘉宾需要安排住宿和交通吗?
• 你的活动有任何横幅/标志吗?
• Have you notified Support Services about your event (via work management system; work orders; parking forms; Webb Media forms)?
• 你通知大学摄影师你的活动了吗? 这个活动需要录像吗? 如果有，你是否与学术科技服务(ATS)签订合约??
• 你把服装告诉你的客人了吗?

餐饮服务(君主餐饮服务)
Aramark
http://oducatering.catertrax.com/index.asp
757-683-4691

ODU Webb University Center
Webb Center Services
Shannon Hurt
韦伯大学中心副主任
757-683-7141

Webb Media
*至少提前两周填写媒体服务申请表:
汤姆·奥多姆，凯西·科勒或者卡森·埃夫斯
757-683-6228
webbmedia@ycdwkj666.com

ODU Work Management
Moving & Special Events (桌子、椅子、舞台、管道和窗帘、旗帜等.)
提交工单安排送货和提货.
http://nxq.ycdwkj666.com/life/buildings/md
757-683-4600

ODU Parking Services
Parking & Transportation Services
*最少提前两星期填写停车服务申请表:
http://nxq.ycdwkj666.com/life/parking-and-transportation/parking/events-parking
757-683-5649
parking@ycdwkj666.com

ODU Photography
University Photography
*至少提前两周填写摄影申请表:
http://nxq.ycdwkj666.com/photography
Chuck Thomas，大学摄影
757-683-3124
cthomas@ycdwkj666.com

ODU Publication Design
University Publications
*Fill out the request form:
http://nxq.ycdwkj666.com/univpublications
757-683-3114

ODU Strategic Marketing & Communications
Giovanna Genard，战略传播和营销助理副总裁
757-683-3114
ggenad@ycdwkj666.com

凯特琳·钱德勒，执行董事
757-683-3580
cchandler@ycdwkj666.com

ODU网络和数字通信
Ericha Forest, Director of Web & Digital Strategy
757-683-4903
webcomm@ycdwkj666.com

贾米拉·沃克，社交媒体经理
757-683-5514
jtwalker@ycdwkj666.com

ODU学术技术服务和视频制作
Miguel Ramlatchan，技术助理副总裁
757-683-5314
mramlatc@ycdwkj666.com

杰瑞·哈勒尔，视频制作经理，视频 & Production Services
757-683-3171
jharrell@ycdwkj666.com

Awards & Plaques
G&W by Allogram South
www.gwawards.com
757-461-7676
sales@gwawards.com

Floral Arrangements
Greenbrier Florist
http://greenbrierflorist.com
757-420-8000

Jeff's Flowers
http://www.jeffsflowers.com/

Page Kremp
page@jeffsflowers.hrcoxmail.com
757-827-5333

新叶(在新的管理下)
Dina Reynolds
http://newleafghent.com
757-627-6028
design@newleafghent.com

Staging Plant Rentals
Jeff's Flowers
Page Kremp
page@jeffsflowers.hrcoxmail.com
757-827-5333

The New Leaf
迪娜·雷诺兹(在新的管理下)
http://newleafghent.com
757-627-6028
design@newleafghent.com

Hotel
万豪斯普林希尔套房-最靠谱的网赌软件
http://www.marriott.com/hotels/travel/orfod-springhill-suites-norfolk-old-dominion-university/
4500 Hampton Blvd., Norfolk VA 23508
757-423-4100

Event Rentals: Linen & Tent Etc.
*帐篷需要设施管理处提供的帐篷许可证*

Special Events Virginia
http://www.virginiaspecialevents.com
Tammy Hicks
757-485-1212
tammy@virginiaspecialevents.com

Distinctive Event Rentals
http://distinctiveeventrentals.com
Lisa Albert
757-420-7000
lisa@distinctiveeventrentals.com

reservations@acclaimedevents.com

TO: Shannon Sauerwald, Webb Center
Janet McLaughlin, Aramark
Connie Pate, Aramark
Sandy Boone, Monarch Catering
Special Event Parking
Webb Media Services

FROM: Name, Department

DATE: April 11, 2016

RE: 参观委员会午宴- 2016年4月21日

On Thursday, April 21, 布罗德里克校长将于下午12:30在韦伯中心的总统餐厅为来访委员会举办午宴.m. - 1:15 p.m.

您所在地区是否会因此事件产生任何费用, 请发邮件告诉我具体的预期费用. 与所有事件一样，我们需要在函数之前估算成本. Please use budget code TBD Budget Code.

Webb Center Housekeeping

• Please be set by 11:00 a.m.
• 请在校长饭厅前提供(1)弹出式桌位进行登记
• 请在每张桌子上放上7张5英尺的椅子 (final table/chair count TBD)

Monarch Catering

• Set by 11:30 a.m. (Lunch will begin at 11:45 a.m.)
• 请提供蓝色和白色床单(请不要使用白色餐巾纸)
• 中心装饰品将由Greenbrier Florist提供
• 请在房间外的登记台上提供一条布草

Parking Services:

• 我相信你已经知道唐娜对董事会的要求了. However, 我确实有几位特别的客人要在停车名单上，他们将从学校来参加
• 本次活动没有校外嘉宾

如果你有任何问题，请打电话或发邮件给我，地址是xXXXX或name@ycdwkj666.com. 一如既往，感谢您所做的一切!

室内空间预订(可能会增加/更改)

Academic Classrooms, Scheduling@ycdwkj666.com

巴伦和埃林戈登艺术画廊，艺术和信件调度

Barry Art Museum, lcagneyh@ycdwkj666.com

Peninsula Higher Education Center, phecrental@ycdwkj666.com

Strome Entrepreneurial Center, ent@ycdwkj666.com

学生娱乐中心，娱乐中心 & Wellness use ODU EMS Scheduling

三城高等教育中心， TCRooms@ycdwkj666.com

弗吉尼亚海滩高等教育中心， VBRooms@ycdwkj666.com

Webb Center, Leadership & Student Involvement, LSIScheduling@ycdwkj666.com

Outdoor Space Reservations

领导能力及学生参与安排(use ODU EMS Scheduling)

Kaufman Mall

Quarantine Trail

康乐及健康安排(use ODU EMS Scheduling)

Bolling Square

Dominion House Lawn

Engineering/ Perry Library Lawn

1号、42号和43号停车场(田径尾随除外)

Powhatan Pavilion

Runte Quad

Sidewalk/Road Closures

Student Recreation Center Field

Whitehurst Beach

Whitehurst Field

Williamsburg Lawn

Arts & Letters Scheduling

Brock Commons

无论是面对面的还是虚拟的活动, 你需要有效地推广活动, engage your attendees, 为与会者创造难忘的时刻, and prove event success. 通过思考虚拟事件，而不是小型的一次性演示, but as value-added, engagement-driven experiences, 您可以创建一个有影响力的事件，远远超出了计算机屏幕.

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